Secrétaire des élèves et examens
Administratifs
il y a 4 semaines
Plein temps
Missions générales du poste :
- Être garant de la structure administrative spécifique aux élèves
- Contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’établissement en lien avec l’ensemble des acteurs de la communauté éducative (élèves, étudiants, Proviseurs, enseignants, services support)
Activités générales du poste :
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Accueil secrétariat
- Accueil physique et téléphonique des familles
- Téléphone : prise en compte des demandes
- Affranchissement du courrier
- Archivage, classement
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Relations extérieures
- Avec les parents pour les inscriptions et toute demande relative à la scolarité
- Avec le Rectorat : service statistique, bourses…
- Avec les organismes externes : Cambridge, Aefe, Scac
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Gestion des inscriptions et dossiers administratifs des élèves
- Gestion des inscriptions par le biais de l’application Pronote, Factos
- Gestion des multi inscriptions (transferts, rentrée, examens…)
- Suivi de la complétude des dossiers
- Suivi des statistiques des inscriptions et de toute demande spécifique (remontées des fichiers « base élèves »)
- Reporting des réponses, relances…
- Création du dossier électronique individuel par élève et complément
- Administration des certificats de scolarité
- Mise à jour des dossiers des élèves, des fiches familles
- Gestion des départs et entrées dans la base (mouvements inter-établissements)
- Tableau suivi des mouvements d’élèves
- Préparation des bulletins scolaires et envoi des bulletins trimestriels pour le collège-lycée
- Envoi des bulletins et dossiers scolaires aux établissements demandeurs
- Édition de l’annuaire des élèves, emploi du temps professeurs, EDT des classes (Pronote) en début d’année
- Établir les certificats de scolarité des élèves et diverses attestations
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Examens
- Vérification des bases de données élèves pour préinscription aux examens
- Convocations des élèves
- Envoi des livrets scolaires aux centres d’examens : pour la fin du dispositif et selon les évolutions des réformes en cours
- Vérification et/ou Inscription divers examens : brevet, bac…
- Inscription certification Cambridge
- Traitement du dossier des bourses de scolarité : collège et lycée
- Gestion des diplômes : Brevet, BAC, tri, courrier, émargement, relance, envoi rectorat
Activités particulières :
- Centralise les besoins en fournitures pour le secrétariat
Compétences requises :
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Savoir
- Bac +3 minimum
- Maîtriser les outils bureautiques
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Savoir-faire
- Gestion des inscriptions / Transferts / Radiations
- Gestion des dossiers administratifs
- Gestion des examens
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Savoir-être
- Qualités humaines et relationnelles
- Forte implication et disponibilité
- Rigueur, organisation, autonomie
- Anticipation et capacité à prioriser les tâches
- Mettre en place et suivre des procédures administratives rigoureuses
- Volonté de collaborer au fonctionnement quotidien
